Paragraaf bedrijfsvoering

In deze paragraaf wordt op basis van afwijkingen gerapporteerd over de voortgang van de prestaties. Dit betekent dat er geen toelichting wordt opgenomen als de prognose 2018 met de begroting 2018 overeenkomt. Daarnaast wordt gerapporteerd over de personele kengetallen en verplichte kengetallen uit de BBV zoals ook opgenomen in de Begroting 2018.

Indicatoren

Onze mensen en middelen

Inwonertal afkomstig uit CBS – inwonertal per 1 januari 2018

Formatie en bezetting

Ten opzicht van de Jaarrekening 2017 zijn er verschillende wijzigingen geweest op formatie en bezetting. Het aantal formatieplaatsen is per saldo gestegen. Deze stijging komt o.a. doordat er op ICT-gebied de keuze is gemaakt om expertise in de organisatie onder te brengen in plaats van gebruik van een externe partij. Dit levert een toename op van ongeveer 9 fte. Omzetting van budgetten naar formatie binnen de sector Openbare ruimte geeft een formatie uitbreiding van ca. 4 fte.
Binnen het domein Maatschappelijke Ontwikkeling is ca. 3 fte aan formatieplaatsen ingeleverd voor inhuur t.b.v. sociale wijkteams. Daarnaast krimp de sector KCC (domein Dienstverlening en Bedrijfsvoering) een daling van 4 fte formatieplaatsen als gevolg van eerder ingezette bezuinigingen.

In de eerste maanden van 2018 is de bezetting gestegen door o.a. succesvolle wervingsacties voor vakspecialisten, ICT-functies en financieel experts. In de eerste drie maanden van dit jaar zijn 33 vacatures vervuld. Naar verwachting neemt de bezetting in de loop van het jaar toe.

Boventallige medewerkers
Ten tijde van deze voorjaarsrapportage is er één boventallige medewerker. Deze medewerker werkt in 2018 op detacheringsbasis bij een externe werkgever om kennis en expertise op te doen. Daarnaast is voor twee medewerkers boventalligheid voorkomen doordat zij geplaatst zijn op een andere interne functie.

*)    Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen
      zijn niet begroot. Voor deze salariskosten  is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door
      detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.    

De salariskosten en de kosten van  externe inhuur bij ziekte en vacatures of uit hoofde van flexibele schil, worden samen het capaciteitsbudget genoemd.  Sturing vindt plaats op het capaciteitsbudget. Het is dus mogelijk om budget te verschuiven tussen de beide onderdelen. In de praktijk betekent dit dat er weinig inhuur begroot wordt (alleen flexibele schil) en de salarislasten op basis van volledige bezetting. De vacatureruimte wordt vaak opgevuld met (tijdelijke) inhuur. Hierdoor ontstaat een verschuiving van salariskosten naar inhuur. In de Narap wordt een reële inschatting van deze twee componenten opgenomen.

Toelichting op de tabel Capaciteit

De druk op de organisatie om met de bestaande mensen en middelen het werk uit te voeren is groot. Dit is eerder gemeld bij de vorige P&C producten en de Staat van de organisatie. Dit geldt voor de taken in de reguliere dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente als voor de maatschappelijke opgaven op maatschappelijk en stedelijk gebied. Maar gegeven het financiële tekort op de totale begroting neemt de organisatie haar verantwoordelijkheid door strak te sturen op het binnen de begroting blijven op de capaciteitskosten. Inclusief het niet doorvoeren van een correctie op loonindexatie van € 0,9 mln. Wat concreet betekent dat het verschil iets groter wordt tussen daadwerkelijk loonkosten en het normbedrag per medewerker. Verder betekent deze opgave dat
Minder snel of niet inhuur wordt gepleegd ter vervanging van langdurig verzuim of ter vervanging van medewerkers die omwille van ontwikkeling en mobiliteitskansen intern worden gedetacheerd. Het strak sturen op de personele kosten en inhuurkosten maakt het noodzakelijk om explicieter te prioriteren.
Door te prioriteren uit bestaande budgetten is dekking gevonden uit programma- en projectmiddelen. Zoals bijvoorbeeld voor ruimtelijke projecten als de Bannehof, Zaanse Schans en Hoogtij. Maar ook voor extra capaciteit op Veiligheid en Handhaving voor projecten uit MAAK.Zaanstad en de extra inzet die nodig is om (drugs)criminaliteit aan te pakken. In het voorjaar is groen licht gegeven om het project Czarinastraat ondanks gebrek aan budget voort te zetten. Voor 2018 wordt voorgesteld om de kosten voor het interventieteam uit het voordelig rekeningresultaat van de VrZW te vergoeden. Op het vlak van Maatschappelijke Verantwoord inkopen is de intensivering voor 2018 ook geregeld uit bestaande budgetten.

De grootste opgave ligt echter bij het maatschappelijk domein. De toenemende vraag van inwoners naar zorg en ondersteuning doet naast de kosten ook de werklast van de administratieve afdelingen  aanzienlijk stijgen. Naast meer werk gaat het ook om complexer werk aangezien het toepassen van maatwerk meer afstemming vergt onder andere met de wijk- en jeugdteams en meer handelingen nodig zijn in het systeem. Ondanks diverse maatregelen op inhuur, functiewijzigingen en digitalisering zien we dit jaar dat de druk nog te hoog is om binnen de bestaande capaciteit te blijven.
Het meest problematisch is het uitkeringsproces. Dit is specialistisch werk omdat kennis is vereist van complexe wet & regelgeving en ingewikkelde computerprogramma’s. Doordat het lang niet is gelukt om voldoende nieuwe mensen aan te trekken en/of op te leiden, valt men terug op dure inhuur. Door aangepaste wervingscampagnes is inmiddels een aantal nieuwe krachten aangesteld, echter de inwerktijd van om en nabij de zes maanden betekent ook een aanzienlijk periode van dubbele personeelslasten. Vanaf 2019 is de verwachting dat de afdeling financieel op orde is. Al wordt ook gekeken in hoeverre onze beschikbare capaciteit in verhouding is tot het gegroeide klantenbestand.
Verder wordt vanwege de aanstaande uitbesteding van het schuldhulpverleningsproces ingehuurd om boventalligheid te voorkomen. De twee vaste medewerkers hebben tijdig binnen de gemeente een passende andere werkplek gevonden.
Op dit moment wordt een tekort van € 0,5 mln.  op de uitvoeringsorganisatie voorzien. Dit bedrag
wordt grotendeels veroorzaakt door de uitvoering van wettelijke taken en regelingen. (Uitkeringen verstrekken) De inhuur op dit taakveld versneld afbouwen zal gevolgen hebben voor het behalen van wettelijke termijnen, aantallen fouten en de kwaliteit van maatwerk. Fouten in dit proces leiden tot extra werkdruk (fout uitzoeken, correcties doorvoeren) bij de afdeling zelf, het KCC en bij juridische zaken vanwege toenemende bezwaren. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers zal dan niet gaan, en het nu lage ziekteverzuim percentage zal onder druk komen te staan.
Andere opties om het tekort naar nul terug te brengen is het terugdringen van inhuur op processen met minder stringente wet & regelgeving. Hier gaat het om beleidskeuzes die zelf te maken zijn. Te denken valt aan:

• Verminderde inzet op handhaving participatiewet. Gevolg: minder uitstroom bijstand
• Verminderde inzet op verlenen bijzondere bijstand. Gevolg: minder maatwerk, meer fouten en mogelijke toename beroep en bezwaar
• Verminderde inzet op terugdringen jeugdwerkloosheid/(school)uitval via het jongerenloket.  Gevolg: minder uitstroom naar werk en of opleiding van kwetsbare jongeren.
• Verminderde inzet op maatwerk in samenwerking uitkeringsproces met het wijkteam. Gevolg: afwijken van de visie op de integrale benadering.
• Beëindigen uitvoering taken/begeleiding complexe GGZ problematiek en/of begeleiding ex-gedetineerden. Gevolg: werkdruk bij wijkteams, Vangnet en OOV  nemen toe en toenemende kosten beschermd/begeleid wonen i.v.m. ontbreken extra toets.

Externe inhuur

Om de externe inhuur te beperken zijn in de organisatie stappen gezet om externe inhuur al om te zetten in aanstellingen of zijn concrete plannen hiertoe. Daarnaast is met een kritische blik gekeken naar het onderdeel externe inhuur binnen de algehele arbeidsmix. Een herijking van de huidige beleidslijn externe inhuur vindt plaats. Hierbij geldt het uitgangspunt dat structureel werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers. Daarbij speelt wel dat de krapte op de arbeidsmarkt ertoe leidt dat werving niet altijd slaagt. Zo vraagt de taskforce BUIG om meer capaciteit aan casemanagers maar is inhuur noodzakelijk totdat de werving succesvol is. Dit geldt ook voor functies binnen toezicht.

Naast de inhuur als gevolg van ziekte en openstaande vacatures, is inhuur soms ook een strategische keuze. Dat geldt bijvoorbeeld voor de sector Veiligheid en Handhaving waar in het zomerseizoen brugwachters worden ingehuurd. Een ander voorbeeld is de functie van jeugdboa. Hiervoor worden externe inhuurkrachten ingezet voor de avonduren en in de weekenden. Tot slot wordt soms de strategische keuze gemaakt om in te huren op formatieplaatsen waarvan in de toekomst een krimp wordt verwacht. Een voorbeeld hiervan is de sector KlantContactCenter.

Salarisontwikkeling

Salaris en Individueel Keuzebudget (IKB)
De nieuwe cao is van kracht van 1 mei 2017 tot 1 januari 2019. Hierin staat een salarisverhoging van procentpunt per 1 augustus 2017 en van 1,5 procentpunt per 1 januari 2018. Daarnaast is ook het IKB verhoogd: 0,5 procentpunt per 1 december 2017 en 0,25 procentpunt per 1 juli 2018. Bij de actualisatie van de personeelsbegroting 2018 is vastgesteld dat per saldo een bedrag van € 890.000 zou moeten worden toegevoegd aan de personeelsbegroting. Gegeven het financiële tekort van de Burap 2018 vangt de organisatie dit in 2018 op binnen de bestaande personeelsbegroting.

Vervallen premie WGA/Hervattingskas
De premie voor de WGA/Werkhervattingskas is per 1 juli 2017 vervallen. Met de WGA-premie was een jaarlijks bedrag van € 270.000 gemoeid voor de werkgever. Voor 2018 is dit bedrag nog opgenomen in de salarisbegroting, maar hoeft niet meer voor dit onderdeel te worden ingezet. Bij de Najaarsrapportage wordt bekeken wat de effecten hiervan zijn op de salarisbegroting.

Vervallen ANW-compensatie
Met ingang van 1 mei is de ANW-compensatie van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) vervallen. Dit is in overleg met de vakbonden besloten.  Hierdoor komt het voor dat in sommige gevallen partners van overleden ABP-deelnemers in niet meer in aanmerking komen voor een aanvulling van het nabestaandenpensioen. Dit werd tot voor kort door het ABP uitgevoerd.
Als werkgever biedt gemeente Zaanstad een collectief contract aan voor ABP-deelnemers die zich willen verzekeren voor het wegvallen van deze ANW-compensatie.

Reparatie derde jaar WW
In de CAR-UWO is de reparatie van het 3e WW-jaar geregeld. Vanaf 1 januari 2018 wordt 0,1% op het salaris van de medewerker ingehouden. Als werkgever heeft de gemeente Zaanstad afspraken gemaakt met APG om de uitvoering van deze derde jaar WW op zich te nemen.